Bawaslu Kota Bekasi Gelar Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan

KOTA BEKASI – Dalam rangka meningkatkan tertib administrasi dan pengelolaan arsip yang efektif, Bawaslu Kota Bekasi menyelenggarakan Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan pada Rabu (24/6). Kegiatan ini diikuti oleh jajaran Sekretariat Bawaslu Kota Bekasi sebagai upaya memperkuat tata kelola administrasi dan pengelolaan arsip di lingkungan Bawaslu Kota Bekasi.

Saat membuka kegiatan, Kepala Sekretariat Bawaslu Kota Bekasi, Riki Fitrian, menekankan bahwa arsip memiliki peran yang sangat penting bagi sebuah lembaga. Menurutnya, arsip merupakan dokumen otentik yang menjadi bukti pertanggungjawaban atas setiap pelaksanaan tugas dan kegiatan, baik untuk kebutuhan saat ini maupun di masa yang akan datang.

"Arsip bukan sekadar kumpulan dokumen, tetapi merupakan bukti autentik yang dapat digunakan untuk mempertanggungjawabkan berbagai kegiatan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Melalui arsip, kita dapat menjawab apa saja yang telah kita lakukan selama bekerja di Bawaslu, karena seluruh proses dan hasil kerja terdokumentasikan dengan baik," ujar Riki.

Ia menambahkan bahwa pengelolaan kearsipan yang baik merupakan tanggung jawab bersama seluruh jajaran, sehingga setiap kegiatan dan dokumen yang dihasilkan dapat tersimpan dengan baik sebagai bagian dari memori kelembagaan Bawaslu.

Kegiatan tersebut menghadirkan narasumber dari Sekretariat Jenderal Bawaslu Republik Indonesia, yakni Fransiska Eka Paemba dan Nur Fitriana selaku Arsiparis Ahli Pertama. Penyampaian materi dilakukan secara daring melalui Zoom dan diikuti secara bersama oleh jajaran Sekretariat Bawaslu Kota Bekasi di ruang rapat kantor Bawaslu Kota Bekasi.

Pada sesi pertama, Fransiska Eka Paemba memaparkan materi mengenai Penyusutan Arsip sebagai salah satu tahapan penting dalam pengelolaan arsip dinamis. Ia menjelaskan bahwa penyusutan arsip merupakan proses pengendalian arsip secara efisien, efektif, dan sistematis melalui kegiatan pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya, serta penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Fransiska juga menjelaskan bahwa penyusutan arsip bertujuan untuk menjamin penyelamatan arsip yang memiliki nilai guna sekaligus sebagai bahan akuntabilitas instansi. Selain itu, penyusutan arsip dapat memudahkan temu balik arsip, meningkatkan efisiensi biaya pengelolaan, serta menghemat penggunaan sarana dan prasarana penyimpanan. Ia menegaskan bahwa pelaksanaan penyusutan arsip harus mengacu pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Selanjutnya, Nur Fitriana menyampaikan materi mengenai Pemusnahan Arsip. Ia menjelaskan bahwa pemusnahan arsip merupakan penghapusan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan telah habis masa retensinya. Namun demikian, pemusnahan hanya dapat dilakukan apabila arsip tersebut tidak berkaitan dengan penyelesaian perkara atau kasus hukum serta tidak terdapat ketentuan peraturan perundang-undangan yang melarang pemusnahannya.

Nur juga memaparkan bahwa proses pemusnahan arsip harus dilakukan secara tertib melalui tahapan penyeleksian arsip, penyusunan daftar arsip usul musnah, pembentukan Panitia Penilai Arsip, penilaian dan permintaan persetujuan, hingga pelaksanaan pemusnahan yang dilengkapi dengan dokumen administrasi sesuai ketentuan. Dengan prosedur tersebut, pemusnahan arsip dapat dilakukan secara sah, akuntabel, dan tetap menjamin keamanan informasi yang dikelola oleh lembaga.

Melalui kegiatan ini, Bawaslu Kota Bekasi berharap pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan dapat terus ditingkatkan sehingga mampu mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi kelembagaan secara efektif, efisien, serta mewujudkan tata kelola administrasi yang tertib dan profesional.